ChatGPTで見積書を作る手順｜断り書きは書くのに合計には入ります

見積書づくりでAIが効くのは、文面と内訳の「形」を一瞬で出してくれるところです。項目名も備考の並べ方も毎回ほぼ同じだからです。ただし見積書は、送った瞬間に金額の提示になります。そこで架空の依頼と架空の単価表を渡し、そのまま送れる形の見積書を作らせました。心配していたのは「単価表に無い金額を勝手に作ること」でしたが、そこは起きませんでした。 代わりに別のところが埋まっていました。

本記事の入出力は、架空の依頼内容・架空の単価表を当社が実際にAIへ渡して得たものです（実行日 2026年9月17日・実行環境 Claude）。実在の取引先の情報は使っていません。

ChatGPTで見積書を作るやり方｜渡す材料と、渡さないもの

渡したのは、依頼内容（架空の「株式会社サンプル物流様」・配送管理システムの画面3つの改修、Excel実績の取り込み、操作説明、年内納品希望）、単価表の抜粋（画面改修 1画面80,000円／要件整理 1人日60,000円／操作説明会 1回50,000円）、分かっている数量（画面改修3画面・要件整理4人日）、そして「見積書の文面と内訳を作ってください」という指示です。

渡していないものも並べます。 ここが主題です。

• データ移行の単価（単価表に項目が無い）
• 操作説明会の回数と所要時間
• 消費税の扱い（単価表に税込・税抜の区分を書いていない）
• 見積の有効期限・支払条件・振込手数料の負担・回答期限

実在の取引先名や実際の単価表を入れてよいかは、プランの設定と社内規程で決まります。線引きの作り方は生成AIの社内ルールの作り方にまとめました。

手順1｜そのまま頼んでみた結果

挨拶文・内訳表・合計・備考までそろった見積書が出ました。期待した失敗は起きません。 単価表に無い「データ移行」は金額を作らず 別途お見積り として切り出し、社内メモに「憶測で金額を入れると差し替え時に不信を招く」とまで書いていました。

問題は合計 御見積金額 583,000円（税込）※データ移行費を除く です。材料と突き合わせます。

583,000円のうち103,000円（17.7%）が、渡していない前提から出た金額でした。足し算自体はこちらの独立計算（240,000＋240,000＋50,000＝530,000）と一致しています。合っていたのは計算であって、足す対象ではありません。

条件のほうはもっと埋まっていました。渡していないのに書かれたものです。

• 消費税10%（単価表に税の区分を書いていない）
• 有効期限「2026年10月16日」
• 支払条件「検収完了後、翌月末日までに銀行振込」・振込手数料は先方負担
• 「3営業日以内に追加のお見積りをご提示いたします」
• 操作説明会の所要時間「2時間程度」
• 追加1回あたり「50,000円（税別）」

最後の2つは矛盾します。本文は10%を加算して単価表を税抜と解釈し、備考は「税別」と書いている。 単価表が税込なら総額が10%ずれます。国税庁のタックスアンサーNo.6902は総額表示義務の対象を「事業者が消費者に対してあらかじめ表示する価格」としており、事業者間取引が対象とは書かれていません。どちらで出すかは自社が決める話です。

そして、どれも隠されてはいません。 消費税は表に「消費税（10%）」と書いてあり、説明会1回の想定も社内メモにありました。問題は断り書きの有無ではなく、断ったはずの数字が合計に入っていたこと。 太字の「583,000円（税込）」だけ見て送る——それで成立してしまいます。

手順2｜うまくいかないときの直し方

同じ依頼に規則を足して投げ直しました。

【必ず守る規則】
1. 私が渡していない情報は、金額・数量・条件のいずれであっても「要確認」と書く。推測で埋めない。
2. 消費税は、単価表に税の区分（税込か税抜か）が書かれていなければ
   「単価表の税区分を要確認」とだけ書き、税額と税込合計を出さない。
3. 有効期限・支払条件・振込手数料の負担・回答までの日数・説明会の所要時間は、
   私が渡していなければ書かず「要確認」とだけ書く。
4. 合計は、金額が確定している行だけで計算し、
   確定していない行が残っていることを合計のすぐ横に書く。
5. 最後に「お客様に送る前に、社内で埋める必要がある欄」を箇条書きで列挙する。

結果はこう変わりました。

合計が103,000円下がったのが、この実験のすべてです。 減ったぶんが渡していない前提から出た金額でした。効いたのは規則4で、1〜3だけでは断り書きが付くだけで同じ数字が合計に残り得ます。合計の作り方まで指定して、はじめて金額が動きました。

この作業でAIに任せてよい範囲と、人が確認する場所

見積書は欄ごとに性格が違うので、一律に決めるとどちらかで必ず損をします。

×の欄に共通するのは「会社が決めた答えが別の場所にある」ことです。 単価表・社内規程・現場の稼働。AIはそこを見られないので、渡さないかぎり作るしかありません。

自社でやるのが大変なときの頼み先

この確認を毎回人がやるなら、見積作成は手作業のまま。単価表を参照先として固定し、そこに無い数字を出させない仕組みにすれば、確認する欄は数量だけに減ります。費用は見積書作成を自動化する費用に、頼む先の選び方はAIエージェント開発会社の選び方にまとめています。

仕組みにする前に、人が確認する欄がいくつ残るかを数える

判定表で×が付いた欄は5つ。それが自社でいくつになるかを数えると、任せる価値があるかが先に分かります。

自社の現在地を10問で確かめるならAI適合度診断（無料・連絡先の入力は要りません）、金額の当たりを付けたいならAI見積もり（無料・約3分）をお使いください。

出典

• No.6902 「総額表示」の義務付け（国税庁・2026-09-17 閲覧）
• 本記事の入出力は、架空の依頼内容と架空の単価表を当社が実際にAIへ渡して得たものです（実行日 2026年9月17日・実行環境 Claude）