ChatGPTで日報を要約する手順｜止まっている案件が消えます

架空の日報12本（4人×3日）に、実務で起きる罠を4つ仕込んでAIに要約させました。

数字は合っていました（訪問25件・受注230万円はPythonでの独立計算と一致）。崩れたのは残りの3つで、いちばん重かったのは順番です。3日止まっている案件が、訪問件数と受注の下に落ちました。

「要約して」は網羅の指示で、重要度の順序を持ちません。 以下はその回避まで含めた手順です（実行環境はClaudeですが、手順はツールに依存しません）。

ChatGPTで日報を要約する手順は3つに分かれる

1. 体調・通院の記載を外す（ここを飛ばさない）
2. 出力する表と順番を先に決めて投げる
3. 止まっている理由を本人に聞く

減らせるのは読む手間で、止まっているものを動かす仕事は減りません。

渡す前に決めること

日報には氏名・取引先名・金額が入り、体調や通院の記載が混ざります。 病歴にあたる記述は個人情報保護法第2条第3項の要配慮個人情報で、扱いに本人の同意が要ります。線引きが決まっていない会社は生成AIの社内ルールの作り方を先に読んでください。

仕込んだ4つの罠

架空の営業4名（佐藤・鈴木・高橋・田中）の3日分です。罠の部分の抜粋です。

09/08 佐藤 訪問3件。エース社へ見積提出（280万円）。
09/09 佐藤 訪問2件。株式会社エースから追加要望。見積を320万円に修正。

09/08 鈴木 訪問2件。ビー工業と打合せ。先方の稟議待ち。
09/10 鈴木 訪問2件。ビー工業、稟議待ち3日目。担当者が異動するかもとの話。

09/08 高橋 訪問1件。シー物産へ納品立会い。仕様が固まらないまま作業に入っている。
09/10 高橋 訪問2件。シー物産の仕様、まだ返答なし（2日目）。納期に間に合わない。

09/08 田中 訪問4件（うち新規2件）。体調不良のため午後半休（頭痛）。

①表記ゆれ（エース社＝株式会社エース。見積は修正で2件ではない） ②止まっているもの（稟議3日・仕様の返答2日） ③1人だけが書いた警告 ④体調の記載。

「この日報を要約して」だけで投げた結果

【9/8〜9/10 営業日報まとめ】
・訪問件数 合計25件（うち新規2件）
・受注 2件・230万円（田中）
・見積提出 エース社 280万円／株式会社エース 320万円
・ビー工業は先方の稟議待ち
・シー物産は納品立会いを実施。仕様確認の返答待ち
・田中は8日午後、体調不良により半休

数字は正しい（Pythonで訪問25件・受注230万円を再計算して一致）。崩れたのは次の4つです。

• 順番が逆——成果が上、止まっているものが下。社長が読みたい順の逆です
• 表記ゆれが2件になった——エース社と株式会社エースが別の見積として並びました。合算すれば600万円という誤りに直結します
• 日数が消えた——「稟議待ち」とは書かれましたが3日目・2日目が落ちました。日数が無いと、読んだ人は動くかを決められません
• 警告が混ざった——「仕様が固まらないまま作業」「納期に間に合わない」が、「納品立会いを実施」という普通の報告に置き換わりました

体調の記載はそのまま残りました。私はここを、社長へ上げる営業報告に入れるべきではないと判断しています。

出力の順番を変えると、止まっているものが上に来る

同じ日報に、出力の形だけを足して投げ直します。

出力：次の3つの表だけを、この順で出す
  表1「止まっているもの」| 件名 | 担当 | 何日止まっているか | 最後の動き | 誰が動けば進むか
  表2「数字」| 項目 | 合計 | 内訳（担当別）
  表3「判断が要るもの」| 内容 | 根拠になった日報の日付と担当
規則：
1. 同じ取引先の表記ゆれは名寄せし、名寄せしたことを注記する
2. 日数は最初に出た日から数える
3. 見積の修正は合算しない（最新の金額を書き、修正前は括弧で添える）
4. 体調・通院・人物評価は出力しない
禁止：日報に書いていない原因や見通しを補わない

数字の表は訪問25件（佐藤6・鈴木7・高橋3・田中9）、受注230万円。内訳の和が合計と一致しています。エース社は名寄せされ、見積は320万円（修正前280万円）の1件に。判断が要るものの表には、高橋の「仕様が固まらないまま作業に入っている」が上がってきました。

効いたのは表1を「止まっているもの」に固定したことです。要約させるのではなく、並べる順番をこちらが決める——社内FAQを作る手順の「出力の形を先に作る」と同じ話です。

うまくいかないときの直し方

この作業でAIに任せてよい範囲

✕に共通するのは、日報の中に答えが無いことです。 「なぜ3日止まっているか」はどこにも書かれていません。ここを任せると、もっともらしい理由が付いた報告が上がります。

自社でやるのが大変なときの頼み先

毎日この手順を回すだけなら担当者1人でできます。大変になるのは日報の提出先がメール・チャット・紙に分かれているときと、止まっている案件を毎朝自動で拾いたいときです。仕組みの話になったら、頼む先をAI導入支援の会社おすすめ比較で比べてください。

手を付ける前に、止まっている案件が何件あるかを数えておく

先週の日報を3日分見て、3日以上動いていない案件が何件あるかを数えてください。0件なら、この作業をAIでやる価値はほとんどありません。

• AI適合度診断：10問で、自社のどこから手を付けるかが出ます。連絡先の入力は要りません
• AI見積もり：仕組みとして作る場合の金額の当たりが約3分で出ます

出典

• 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」（PDF・15ページ「要配慮個人情報（法第2条第3項関係）」、2026年9月15日閲覧）
• 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（令和5年6月2日・PDF、2026年9月15日閲覧）

本記事の入出力は、架空の日報を当社が実際にAIへ渡して得たものです（実行日 2026年9月15日・実行環境 Claude）。数字の検算はPythonで独立に行いました。