ChatGPTでメールを作成する手順｜お詫び文に原因が勝手に入ります

「納品が遅れたお詫びのメールを書いて」

この一行だけを渡して、実際に流してみました。出てきた文面には、こちらが一度も言っていない遅延の原因と、再発防止策が書かれていました。 設定では原因はまだ社内で調査中です。

メールの下書きは、型が決まっていて量もあるので、AIに任せた効果がいちばん見えやすい作業です。ただし事実でないものが混ざったときの損害も、いちばん大きい作業でもあります。

以下は謝罪・催促・断りの3型について、曖昧な指示と4点指定の両方を実際に流した記録です（実行環境は当社が普段使っているClaudeですが、手順はツールに依存しません）。

渡す前に決めること

メールの下書きには、たいていそのまま外に出せない情報が入ります。取引先の社名、金額、請求書番号、担当者名。

「入れてよい情報／だめな情報」を先に決めておかないと、判断が毎回その人の感覚になります。決め方は生成AIの社内ルールの作り方に書きました。まだ決まっていない会社は、社名を伏せ字（A社）に置き換え、金額を丸めてから渡す運用にしておけば、少なくとも事故は起きません。

この記事の実行例も、架空の会社・架空の取引で作ったデータを使っています。

まず、曖昧に頼んだ結果

投げたのは次の一行だけです。

納品が遅れたお詫びのメールを書いて

出てきた本文（抜粋）

このたびは、弊社の納品が予定より遅れ、多大なるご迷惑を
おかけいたしましたことを、深くお詫び申し上げます。

今回の遅延は、弊社工場における生産工程の遅れによるものでございます。
再発防止策といたしまして、進捗管理を徹底し、
納期の事前確認フローを見直してまいります。

渡していないのに入ったものが2つあります。「工場における生産工程の遅れ」という原因と、「進捗管理を徹底し、納期の事前確認フローを見直す」という対策です。

お詫びメールという型に、原因と再発防止策の枠が最初から入っているからです。枠がある以上、材料が無ければ推測で埋まります。空欄のまま出させるには、禁止として名指しするしかありません。

4点指定で投げ直す

指定するのは役割・分かっている事実・出力の形・禁止の4点です（プロンプトの書き方と同じ型を使っています）。

あなたは製造業の営業担当です。取引先へのお詫びメールの下書きを作ってください。

分かっている事実（これ以外は書かないでください）:
- 納品予定日: 9月8日
- 実際の納品日: 9月11日（3日遅れ）
- 遅れた理由: 社内で調査中。確定していない
- 宛先: 株式会社ミドリ化成 購買部 高橋様
- 差出人: 株式会社サンプル物産 佐々木

出力の形:
- 件名1行 ＋ 本文（200〜300字）

禁止:
- 遅延の原因を書かない（調査中のため）
- 再発防止策を書かない（決まっていないため）
- 謝罪以外の要件（次回の案内・販促）を入れない

出てきた本文

件名: 9月8日納品分の遅延に関するお詫び

株式会社ミドリ化成
購買部 高橋様

いつもお世話になっております。株式会社サンプル物産の佐々木です。

9月8日にお届けする予定でした製品につきまして、
納品が9月11日となり、3日間お待たせする結果となりました。
誠に申し訳ございません。

遅延の原因につきましては現在社内で確認を進めており、
判明し次第、改めてご報告申し上げます。

このたびはご迷惑をおかけし、重ねてお詫び申し上げます。

原因も対策も入っていません。代わりに「確認を進めており、判明し次第ご報告する」という、事実のとおりの一文が入りました。禁止を2行足しただけです。

催促と断りでも、効いたのは禁止だった

同じ4点で、残り2つの型も流しました。どちらも効いたのは禁止の行です。

催促（入金の確認）

渡した事実は、請求書番号・金額・支払期日・本日時点で入金が確認できないこと・過去に遅れたことはないことの5つ。禁止は「相手の落ち度と決めつけない」「法的措置に触れない」「新しい期日を勝手に指定しない」の3行です。

3行目が無いと、「9月18日までにお振り込みください」という、こちらが決めていない期日が入りました。禁止を足すと文面は「行き違いでお手続き済みでしたら申し訳ございません。ご状況をご確認いただけますでしょうか」で止まり、期日はこちらが決めてから足せます。

断り（見積もり依頼への回答）

渡した事実は、依頼が9月中の短納期であること・9月の生産枠が埋まっていること・10月以降なら対応できること。禁止は「断る理由を増やさない」「含みを残さない」「代替案は1つだけ」の3行です。

1行目が無いと、「社内で慎重に検討いたしましたが」「諸般の事情により」という、実際には無かった検討過程が入りました。断りの文面は体裁を整えようとするほど、やっていない社内手続きを書いてしまいます。

うまくいかないときの直し方

この作業をAIに任せてよい範囲（当社の判定）

分かれ目は「その文が、渡した事実から出てきたものかどうか」です。 文体や構成は外から足してよいものですが、日付・原因・期限は渡した事実の中にしかありません。外から来た事実は、全部こちらの責任で送ることになります。 逆に言うと、読み返す場所が3か所だと分かっていれば、確認は数十秒で終わります。

3型ぶんのプロンプトをテキストファイルに保存しておけば、毎回書き直すのは「分かっている事実」の欄だけになります。議事録も同じ考え方で固定できます（ChatGPTで議事録を作る手順）。

自社で回すのが大変なとき

メールだけでなく、同じ形の作業が社内に何本もある状態なら、それは手順ではなく仕組みの問題です。頼む先を比べるならChatGPT導入支援の会社おすすめ8選にまとめました。「ChatGPT導入支援」という同じ言葉が4つの別商品を指しているので、自社に空いている穴がどれかを先に見てください。

手順の前に、自社がどこで詰まっているかを見ておく

メールの下書きは入口としては良いのですが、そこが一番時間を食っている作業とは限りません。

AI適合度診断は10問の選択式で、その場で点数が出ます。連絡先の入力は要りません。 作りたい仕組みが決まっているなら、AI概算見積もり（無料・約3分）でSIer相場との比較つきの金額を先に見ておくほうが早いです。

出典

• 生成AIの社内ルールの作り方（当社記事）
• 業務で使えるプロンプトの書き方（当社記事）
• ChatGPTで議事録を作る手順（当社記事）
• 本文の入力例・出力例は当社が架空データで実行したものです（実行日 2026年9月11日・実行環境 Claude）。いずれも1回ずつの実行結果で、複数回試した平均ではありません
• ChatGPT固有の画面操作・料金・仕様は書いていません（当社の実行環境から OpenAI公式サイト を取得できず、一次情報で裏を取れなかったため）